Modern Workplace 06.09.2019

Collaboration mit Microsoft: Wie Sie moderne Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen effektiv gestalten.

Collaboration und Modern Workplace – an diesen Begriffen kommt heute kaum ein Unternehmen mehr vorbei. Dabei erlebe ich oftmals, dass diese Worte für viele gar nicht richtig greifbar sind. Was es so schwer macht: Der viel zitierte Modern Workplace, oder das „Arbeiten der Zukunft“ besteht nicht nur aus Softwarelösungen und modernen Arbeitsräumen, sondern aus einem Zusammenspiel weiterer Dinge wie beispielsweise Unternehmenskultur und -philosophie, Struktur, Arbeitsweisen, Perspektive und Ziele. Diese gilt es zu verbinden.

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Aus technischer Sicht bedeutet moderne Collaboration, dass alle vorhandenen Schnittstellen nahtlos ineinandergreifen und mit der Unternehmensphilosophie harmonieren müssen – von der Software über die Hardware bis hin zu bereits eingesetzten Tools und Lösungen. Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, über Netzwerk- oder Ländergrenzen hinweg von überall auf der Welt zu arbeiten, immer mit dem guten Gefühl dennoch live vor Ort dabei zu sein und nichts zu verpassen.

 

Microsoft hat diese Entwicklung und das damit verbundene Potenzial erkannt. Das Unternehmen denkt inzwischen mehr aus der Nutzerperspektive heraus, das Anwendererlebnis steht im Mittelpunkt. Wer braucht welche Tools und wie müssen diese funktionieren und integriert werden, um möglichst ohne Aufwand produktiv zum Ziel zu gelangen. Als Beispiel: Mit Microsoft 365 als Lizenzmodell haben Anwender die Möglichkeit, schnell, sicher und von überall auf das gesamte Lösungsportfolio zuzugreifen, sie können einfach und nativ ihre Inhalte mit anderen teilen – wo auch immer sie sind. Mitarbeiter sehen immer direkt auf einen Blick, wer welches Dokument wann geteilt, kommentiert und weiterentwickelt hat. Teams müssen somit nicht mehr zwangsläufig im gleichen Raum sitzen, damit ein „Wir-Gefühl“ entsteht und effektive Zusammenarbeit möglich ist.

 

Modern Workplace und Collaboration: Die eine Lösung gibt es nicht.

Wie kommen wir hin zu moderner Zusammenarbeit, zu unserem „Modern Workplace“? Diese Frage wird mir häufig gestellt. Kein Wunder: Es gibt eine Vielzahl an Software, Lizenzen, Hardware und Tools – es gilt abzuwägen, welche Kombination dieser Dinge am besten zusammenspielt und zu den gestellten Anforderungen passt. Und genau darin liegt auch die Herausforderung: Eine Lösung zu entwickeln, die perfekt zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Hierbei gibt es nicht immer „die eine“, perfekte Lösung zur optimalen Zusammenarbeit. Collaboration ist ein heterogenes Feld. Es ist wichtig, vorhandenes Potenzial zu erkennen. Deshalb sollte innerhalb des Unternehmens zuerst der Status quo erfasst werden. Wir helfen dabei, indem wir folgende Punkte beleuchten:

 

  • Welche Tools und Anwendungen sind zum Zweck der Kommunikation im Einsatz?
  • Mit welchen Devices nehmen Mitarbeiter an Meetings teil?
  • Welche Technologie steht in Besprechungsräumen bereit?
  • Können spontane Meetings stattfinden?
  • Arbeiten die Mitarbeiter mobil oder im Büro?
  • Arbeiten die Teams verteilt und über Ländergrenzen hinweg?
  • Wie werden Dokumente abgelegt und geteilt?
  • Können auch Nutzer von außerhalb des Unternehmens auf Dokumente zugreifen?
  • Welche Anforderungen haben die Anwender?
  • Mit welchen Tools, Prozessen etc. sind die Anwender unzufrieden?
  • Wo kann noch Potenzial zur effizienteren Zusammenarbeit gehoben werden?

 

In unserer Beratung gehen wir genauso vor: Wir analysieren den Ist-Zustand der aktuellen Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, betrachten, wo potenzielle „Pain Points“ sind oder sein könnten und wo sich Verbesserungspotenzial versteckt. Dabei kann es auch sein, dass ein Kunde bereits mit einer konkreten Vorstellung oder dem Wunsch zur Einführung eines speziellen Produkts zu uns kommt, wir aber im Laufe des Gesprächs und der Analyse feststellen, dass mit der Optimierung von bereits vorhandenen Tools das gleiche Ziel erreicht werden kann oder dass wir eine möglicherweise passendere Lösung für die konkrete Anforderungen finden.  Nach dem Aufzeichnen des Ist-Zustandes, skizzieren wir gemeinsam die Wunschvorstellung – also wie möchte das Unternehmen in Zukunft arbeiten. Erst dann entwickeln wir daraus Stück für Stück Ziele, aus denen wir konkrete und individuelle Use Cases ableiten, die perfekt die Herausforderungen und Wünsche der Anwender und des Managements abdecken. Erst im Anschluss daran gehen wir zu den möglichen Lösungen und Produkten über. Das so erarbeitete „Arbeiten der Zukunft“ sieht immer wieder anders aus.

 

 

Da ich bei Bechtle als Consultant für Microsoft Lösungen zuständig bin, werde ich gerade für die entsprechenden Produkte als Experte hinzugezogen. Das Besondere daran: Microsoft versucht, für jede Kundenfrage eine passende Antwort zu finden. Egal, in welche Richtung ein möglicher erarbeiteter Lösungsansatz geht: es gibt kaum Themen und Wünsche, zu denen ich als Berater sagen muss, „Das bekommen wir nicht hin“ oder „darauf habe ich keine Antwort“. Microsoft ist längst mehr, als ein Hersteller für Betriebssysteme und Office-Anwendungen: Microsoft ist ein vollwertiger Lösungsanbieter in nahezu jedem Bereich. Inzwischen greifen Software und Hardware perfekt ineinander, die Schnittstellen sind vollständig standardisiert – so kann Bechtle mit Microsoft alles aus einer Hand liefern und unsere Kunden haben einen zentralen Ansprechpartner für alle Fragen.

 

Collaboration: Vier häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden.

Gerade ein strukturiertes Vorgehen ist wichtig, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen möchten. Dabei erlebe ich oftmals, dass immer wieder ähnliche Fehler begangen werden, wenn es um das Thema Collaboration und den „Modern Workplace“ geht. Diese können Sie jedoch vermeiden:

 

  • Fehlende Überlegungen im Vorfeld. Ohne Strategie geht es heute nur selten. Einer der Fehler, den Unternehmen machen ist, schnell und unüberlegt neue Tools und Software auszurollen oder neue Geräte einzusetzen – und im Nachhinein zu bemerken, dass die Mitarbeiter überfordert sind. Was Sie tun sollten: Gehen Sie konzeptionell vor und entwickeln Sie eine Strategie im Vorfeld. Was soll das Ziel der Einführung einer bestimmten Lösung sein, auf welchem möglichen Schwachpunkt soll aufgesetzt werden und wo soll die zukünftige Entwicklung hingehen. Sinn macht es hierbei, die genaue Nutzung anhand von Use Cases darzustellen.
  • Die Mitarbeiter nicht mitnehmen. Neue Tools – doch kein Mitarbeiter braucht sie wirklich oder möchte damit arbeiten. Was ist passiert? Das Projekt wurde zwar von einer einzelnen Fachabteilung an die IT herangetragen, diese hat es umgesetzt – doch leider wurden die restlichen Anwender vergessen. Niemand hat sie abgeholt, nach ihren Anforderungen gefragt oder an die Schulung gedacht. Gerade bei der Einführung von Tools, die nicht nur die Anforderung der spezifischen Anfrage abdecken, passiert dies häufig. Wie Sie handeln sollten: Nehmen Sie die Mitarbeiter mit ins Boot. Decken Sie in gemeinsamen Gesprächen ihre Anforderungen auf – und vergessen Sie nicht, ihr Team hinterher zu schulen.
  • Fehlender Weitblick. „Das haben wir immer schon so gemacht“ – diesen Satz höre ich häufig. Das Problem dabei: Neue Entwicklungen werden kategorisch abgelehnt, ohne die Chance, mögliche offene Punkte oder Unschärfen in der Beratung ausräumen zu können. So kann es passieren, dass Unternehmen nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen. Wie Sie vorgehen sollten: Seien Sie offen! Unsere Welt und der Markt sind dynamisch – nur so kann die beste Lösung und der effizienteste Weg gefunden werden.
  • Einzig auf das neueste Device setzen. Probleme in der Zusammenarbeit werden nicht allein durch die neueste und modernste Technologie gelöst. Ohne das große Ganze zu sehen, bleiben es Insellösungen. Meist fehlt nur etwas Optimierung oder Schulung im richtigen Bereich, um die volle Wirkungskraft von Collaboration zu entfalten. Wie Sie das vermeiden: Betrachten Sie den aktuellen Status quo Ihres Unternehmens eingehend. Überlegen Sie sich, wo Sie hinwollen. Betrachten Sie die übergreifenden Strukturen und beleuchten Sie vor allen Dingen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben aktuell erledigen. Meist liegt die Antwort auf diese Fragen nur einen Gang weiter.

 

Letztlich ist es wichtig, die richtige Lösung zu finden. Das ist auch als Berater mein Ziel: lieber erst einmal besonnen und langsam eine Thematik bis ins Detail ausarbeiten, um am Ende die perfekte und individuelle Lösung zu finden, mit der mein Kunde glücklich ist, als einfach nur schnell ein neues Gerät, eine tolle Lizenz oder ein scheinbar tolles Tool zu verkaufen. Wir haben in diesem Bereich ein umfangreiches Wissen und es ist mir wichtig, diese Erfahrungswerte auch weiterzugeben.

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Florian Vees
Junior Consultant